Suica・PASMOはチャージ時に全額経費でいい？税務調査で問題になる処理と記録

指摘される可能性があります。

SuicaやPASMOへのチャージは、現金を交通系ICカードの残高へ移した段階です。チャージした時点では、まだ鉄道会社やバス会社から具体的な旅客運送サービスを受けていません。

そのため、原則としてチャージ時は「仮払金」「預け金」などの資産として処理し、実際に業務で乗車した時点で旅費交通費へ振り替えます。

チャージした事実は証明できます。

ただし、チャージ時の領収書だけでは、実際にいつ、どの区間を、いくらで利用したのか、その移動が仕事だったのか、私用だったのかまでは分かりません。

税務調査では、特に次の部分が問題になります。

・決算日や12月31日時点で残っている未使用残高
・私用の乗車や買物に使った金額
・利用履歴がなく、仕事との関係を説明できない金額
・チャージ額をそのまま消費税の課税仕入れにした金額

その場合、チャージ額を全額旅費交通費にすることはできません。

交通系ICカードは、鉄道やバスだけでなく、コンビニ、自動販売機、飲食店などでも利用できます。仕事と私用、交通費と物品購入が混在するため、利用履歴などから取引ごとに分ける必要があります。

可能であれば、事業専用の交通系ICカードを用意してください。

定期的に利用履歴を取得し、利用日、区間、金額に加えて、訪問先や移動目的を記録します。

たとえば、「○○社訪問」「現場移動」「銀行手続」など、業務との関係が分かる補足を残します。

帳簿上は、

期首残高＋当期チャージ額－当期利用額＝期末残高

となることを確認し、決算日や年末時点の未使用残高は翌期へ繰り越します。

SuicaやPASMOのチャージを直接扱った公表裁決は、今回確認した範囲では見当たりませんでした。

ただし、平成25年7月9日裁決では、旅費交通費等について、単に支出した事実があるだけでなく、業務遂行上必要な支出であることを説明できない部分は、必要経費に算入できないと判断されています。

交通系ICカードについても、チャージ領収書だけでなく、実際の利用内容と業務との関係を説明できる記録が重要です。

原則として、チャージ時点で仕入税額控除をする処理は適切ではありません。

チャージしただけでは、具体的な旅客運送や物品購入が行われていないためです。消費税も、実際に電車やバスを利用した時点、または商品等を購入した時点で取引内容に応じて判断します。

1回の取引につき税込3万円未満の鉄道、路線バスなどの旅客運送であれば、公共交通機関特例により、一定事項を記載した帳簿だけで仕入税額控除を受けられます。

ただし、この特例の対象は、チャージではなく実際の旅客運送です。

帳簿には、利用日、交通事業者、交通費の内容、金額に加え、「3万円未満の鉄道料金」など、帳簿のみの保存が認められる取引であることも記載します。

コンビニや自動販売機での物品購入などには、公共交通機関特例をそのまま適用することはできません。

まず、取得できる利用履歴、スケジュール、訪問記録などから、業務利用額と期末残高を確認します。

そのうえで、未使用残高、私用の乗車、買物利用などを経費から除外します。

金額が多額の場合や、チャージ時に消費税の仕入税額控除まで行っている場合は、過年度の修正が必要か個別に確認してください。