従業員が自分のスマホで受け取った電子領収書も、会社で電子保存が必要？

いいえ。

会社業務として従業員が立替払いを行い、支払先から電子領収書を受け取った場合は、私物スマートフォンで受領したものであっても、原則として会社の電子取引に該当します。

そのため、会社側で電子データを保存・管理する必要があります。

電子帳簿保存法では、どの端末で受け取ったかではなく、領収書や請求書などの取引情報を電子データで授受したかが基準になります。

従業員が会社の業務として支払い、会社に経費精算するものであれば、受領した端末が私物であっても、会社の取引として扱われます。

原則として、印刷した紙だけを保存する方法では足りません。

当初からPDF、メール、アプリ画面などの電子データで受け取った領収書は、元の電子データを保存する必要があります。

紙に印刷したものを社内確認用に使うことはできますが、それとは別に、元のPDF、メール添付ファイル、ダウンロードデータなどを電子データのまま保存してください。

国税庁のQ&Aでは、従業員のスマートフォン等に保存する運用も想定されています。

ただし、会社が、誰の端末に、どの領収書が保存されているかを把握し、日付、金額、取引先などと結び付けて管理しなければなりません。

税務調査の際に、会社として速やかに検索し、画面表示やデータ提出ができる体制も必要です。

法令上の要件を満たす管理ができれば直ちに否定されるわけではありませんが、実務上はおすすめできません。

従業員の退職、機種変更、端末故障、データ削除、パスワード不明などによって、会社が領収書を確認できなくなるおそれがあるためです。

元の電子データを経費精算システムや会社指定の保存先へ提出させ、会社側で一元管理する方法が安全です。

たとえば、次の流れにします。

1. 従業員が電子領収書の元データを受け取る
2. PDFやメール添付ファイルを経費精算システム、または会社指定フォルダへ提出する
3. 会社側で日付、金額、取引先、利用目的、従業員名を確認する
4. 訂正・削除防止のルールに従って保存する
5. 税務調査時に検索、表示、提出できる状態にする

会社側で保存が完了したことを確認してから、従業員の端末上のデータを削除する運用にします。

その場合は区別が必要です。

最初からPDFやメールなどで交付された領収書は「電子取引」です。

一方、紙で受け取った領収書をスマートフォンで撮影しただけであれば、元の取引は電子取引ではありません。紙の原本を保存するか、電子帳簿保存法のスキャナ保存の要件に従って画像データを保存する論点になります。

少なくとも、次の事項を社内ルールとして決めておきます。

・電子領収書の提出先
・提出期限
・元データの提出方法
・日付、金額、取引先、利用目的の確認方法
・訂正や削除を行う場合の手続
・従業員の端末から削除してよい時点
・退職や機種変更時の確認方法

電子領収書を従業員個人の端末内に放置せず、会社の経費精算手続の中に取り込むことが重要です。