カフェで仕事をしたらコーヒー代は経費になる？一人作業と打合せの違いを税理士が解説

必ず経費になるわけではありません。

コーヒー代には、仕事のための支出という面がある一方で、自分自身の飲食費という私的な面もあります。

そのため、誰と、何のために、なぜカフェを利用したのかを確認する必要があります。

顧客や取引先との打合せで利用した場合は、業務との関係が比較的明確です。

打合せの相手、目的、案件名、利用日時などを記録しておけば、会議費等として経費にできる可能性は高いと考えられます。

一人での作業は、顧客との打合せより慎重な判断が必要です。

自宅や事務所ではなく、外出先で作業する業務上の理由があり、実際に行った仕事の内容を記録できる場合には、必要経費にできる余地があります。

ただし、単に「カフェでパソコンを開いた」というだけでは、自分の飲食費である家事費と判断される可能性があります。

たとえば、次のような場合です。

訪問先との約束まで時間があり、その間に提案書を修正した場合。

出張先や移動中で、事務所に戻ることができず、急ぎの資料を作成した場合。

顧客訪問の合間に、メール対応や見積書作成を行った場合です。

このように、なぜその時間、その場所で作業する必要があったのかを説明できることが重要です。

少なくとも、利用日、店舗名、金額、業務内容を記録してください。

一人での作業であれば、「〇〇社提案書作成」「〇〇訪問までの待機中に資料修正」など、具体的な作業内容を書きます。

顧客との打合せであれば、相手方、打合せ目的、案件名も残しておくと、業務との関係を説明しやすくなります。

一律に全部を経費にするのは危険です。

利用頻度が高いほど、通常の飲食費や私的な習慣との区別が問題になります。

休日の利用、家族同伴時の飲食、仕事をしていない時間の支出まで混在している場合は、私的支出と疑われやすくなります。

利用ごとに業務目的を確認し、説明できないものは経費にしない方が安全です。

法人の場合も、業務上必要な支出であることが前提です。

顧客との打合せや、業務上やむを得ない外出先での作業であれば、社内ルールに従って精算する余地があります。

一方、単に役員や従業員本人の私的な飲食費を会社が負担しただけであれば、会社の通常の経費ではなく、給与等として扱われる可能性があります。

顧客や取引先との打合せであれば、「会議費」が一般的です。

一人での作業について経費性が認められる場合は、「雑費」などを使うことも考えられます。

ただし、科目名を何にしたかよりも、実際の利用目的と、その内容を説明できる記録の方が重要です。

顧客との打合せであれば、相手方と目的を記録したうえで、会議費等として処理します。

一人での作業であれば、外出先で作業する業務上の理由と、具体的な作業内容を記録します。

その説明ができない場合や、通常の飲食との区別がつかない場合は、経費にしない方が安全です。