社長一人会社でも出張日当は出せる？旅費規程と税務上の注意点を税理士が解説

はい。社長一人会社でも、出張旅費規程を整備し、実際の業務上の出張について合理的な金額の日当を支給することは可能です。

「従業員がいない」「役員が社長一人だけ」という理由だけで、出張日当が認められないという規定は確認できません。

そこは注意が必要です。

旅費規程を作れば、規程に書いた金額なら何円でも非課税・損金になる、というわけではありません。

所得税では、勤務場所を離れて職務遂行のために旅行した場合に、その旅行に通常必要と認められる範囲の旅費が非課税とされています。

つまり、ポイントは「規程があるか」だけではなく、その出張が業務上必要か、日当額が通常必要な範囲か、という点です。

所得税基本通達9-3では、通常必要な旅費かどうかについて、旅行の目的、目的地、行路、期間、宿泊の要否、職務内容、地位などを総合して判断するとされています。

さらに、次のような点も勘案するとされています。

社内の役員・使用人全体を通じて適正なバランスの基準になっているか。

同業種・同規模の他社が一般的に支給している金額と比べて相当か。

一人会社の場合は従業員との比較ができないため、特に同業種・同規模の会社と比べて高すぎない水準にしておくことが重要です。

税法上、「出張日当は1日いくらまで」という全国一律の金額基準はありません。

その会社の規模、業種、出張内容、役職、宿泊の有無などを踏まえて、社会通念上相当な金額かどうかを判断します。

たとえば、国内日帰り出張で毎回2万円の日当を支給する、近所への通常の営業訪問まで日当対象にする、といった設計はリスクが高くなります。

規程があっても、実態として給与や利益分配に近いと見られれば、税務上問題になります。

少なくとも、次の点は明確にしておくべきです。

まず、「出張」とする範囲です。

たとえば、通常の勤務地から一定距離以上、県外、宿泊を伴う場合など、客観的な基準を定めます。

次に、日当額です。

国内日帰り出張、国内宿泊出張、海外出張などで金額を分けることがあります。

さらに、交通費や宿泊費を実費精算にするのか、定額支給にするのかも規程に書いておきます。

一人会社ほど、社長の裁量で自由に日当を出しているように見えないよう、客観的なルールを作ることが大切です。

出張ごとに、出張旅費精算書や出張記録を残してください。

具体的には、出張日、行先、訪問先、業務目的、交通手段、宿泊の有無、交通費、宿泊費、日当額が分かるようにしておきます。

打ち合わせであれば、訪問先とのメール、契約書、商談メモ、議事録なども残しておくと、業務上の出張であることを説明しやすくなります。

日当は領収書が出ない支出だからこそ、出張の実態を説明できる記録が重要です。

業務と私用が混在する場合は、特に慎重な処理が必要です。

業務上必要な部分と、私的な旅行部分を区分できない場合、日当や旅費の全部または一部が税務上否認されたり、社長への給与と見られたりする可能性があります。

出張日程のうち、どの日に、どこで、誰と、何の業務を行ったのかを説明できるようにしてください。

観光や私用が主目的で、ついでに仕事をしただけのような場合は、出張日当の対象にするのは危険です。

その可能性があります。

所得税基本通達9-4では、通常必要と認められる旅費の範囲を超える部分について、職務遂行のための旅行であれば、その超過部分は給与所得になるとされています。

つまり、出張自体は業務上必要であっても、日当額が高すぎる場合には、通常必要な範囲を超える部分が給与として課税される可能性があります。

業務上必要な出張について、合理的な金額の日当を規程に基づいて支給している場合は、会社側では旅費交通費などとして処理することが考えられます。

ただし、実質的に役員への給与と見られる場合には、法人税法上の役員給与の問題になります。

特に、定期同額給与などの要件を満たさない役員給与に該当すると、会社側で損金算入できない可能性があります。

そのため、出張日当は「役員報酬を減らして日当で取る」という発想ではなく、実際の業務出張に伴う通常必要な旅費として設計する必要があります。

国内出張について、役員や従業員に支給する出張旅費、宿泊費、日当のうち、通常必要と認められる部分は、消費税上も課税仕入れとして取り扱われます。

ただし、業務上の出張であること、通常必要な範囲であること、帳簿や精算書などにより内容を説明できることが前提です。

海外出張や私用部分が混在する場合は、消費税の処理も含めて個別確認が必要です。

まず、出張旅費規程を作成します。

その中で、出張の定義、日当額、交通費・宿泊費の精算方法、日帰り出張と宿泊出張の区分、海外出張の取扱いなどを明確にします。

次に、日当額を高くしすぎないことです。

同業種・同規模の会社と比べて説明できる水準にしておく必要があります。

そして、出張のたびに、出張日、行先、目的、訪問先、日当額を記録します。

社長一人会社でも日当を出すこと自体は可能ですが、規程、金額、実態、記録の4つがそろっていることが重要です。