交際費と会議費はどう区別する？取引先との飲食・社内飲食・1人1万円基準を税理士が解説

まず、勘定科目名ではなく、飲食の目的と実態で判断します。

実際の会議や商談に伴う通常の茶菓、弁当、昼食程度であれば、原則として会議費として整理できます。

一方、取引先との接待、懇親、関係維持を目的とした飲食であれば、原則として交際費等の性質があります。

会議としての実体があり、その会議に通常必要な茶菓、弁当、昼食程度であれば、会議費として整理できる可能性があります。

ここで重要なのは、単に領収書の摘要に「会議費」と書けばよいわけではない点です。

実際に会議や商談が行われていたこと、議題や打合せ内容があること、飲食の内容が通常の範囲であることが必要です。

そこは誤解が多いところです。

会議に関連して通常供与される茶菓、弁当、昼食程度の飲食は、1人当たり1万円基準とは別に、会議費として交際費等から除外されることがあります。

国税庁通達でも、この会議費の取扱いについて、1人当たり1万円を超える場合でも適用され得ることが示されています。

つまり、「会議費イコール1万円以下」というルールではありません。

1人当たり1万円基準は、取引先など社外の人を含む飲食費について、一定の要件を満たした場合に、税務上の交際費等から除外できる制度です。

令和6年4月1日以後に支出する飲食費については、飲食費の総額を参加人数で割った金額が1人当たり1万円以下で、一定の記録を保存していれば、交際費等の範囲から除外できます。

この場合、実務上は会議費などの科目で処理することがあります。

ただし、これは「会議だったから会議費」という意味ではなく、1万円基準により交際費等から除外されるという整理です。

令和6年4月1日以後の支出については、1人当たり1万円以下です。

1万円未満ではありません。

なお、令和6年3月31日以前の支出については、旧制度の5,000円基準が問題になります。いつ支出した飲食費なのかも確認が必要です。

いいえ。

1人1万円以下というのは、交際費等から除外するための基準です。

接待や懇親を目的とした取引先との飲食は、実態としては交際費等の性質があります。ただし、社外者を含む飲食で、1人当たり1万円以下で、必要事項を記録保存していれば、税務上の交際費等から除外できます。

そのため、実務上は会議費などで処理することがありますが、「1万円以下だから会議だった」という考え方ではありません。

原則として使えません。

1万円基準による交際費等からの除外は、一定の社外飲食費を対象とするものです。

専ら自社の役員、従業員、その親族に対する接待等のための飲食費は、この除外規定の対象外です。

したがって、社員だけの飲食については、別の判断が必要です。

全部が交際費になるわけではありません。

実際の社内会議に伴う通常の弁当や昼食であれば、会議費として処理できる可能性があります。

また、忘年会、新年会、創立記念行事などで、全従業員等をおおむね一律に対象とし、通常の範囲で行われるものは、福利厚生費として処理できる場合があります。

一方で、役員だけ、特定の社員だけを対象にした慰労や懇親の飲食は、交際費、給与課税、役員給与の問題を含めて個別に判断する必要があります。

次の順番で整理すると判断しやすくなります。

まず、本当に会議や商談のための通常の飲食かを確認します。該当する場合は、原則として会議費です。

次に、接待、懇親、関係維持を目的とする飲食かを確認します。該当する場合は、原則として交際費等の性質があります。

そのうえで、社外者を含む飲食で、1人当たり1万円以下か、必要な記録を保存しているかを確認します。

最後に、自社の役員や従業員だけの飲食であれば、会議費、福利厚生費、交際費、給与課税のどれに近いかを、目的と対象者から判断します。

1万円基準を使う場合には、一定の事項を記載した書類を保存する必要があります。

具体的には、飲食等の年月日、参加した取引先等の氏名または名称とその関係、参加人数、飲食費の額、飲食店等の名称と所在地、その他飲食費であることを明らかにする事項です。

実務上は、経費精算時に、日付、店名、金額、参加人数、参加者名、会社名、取引関係、飲食の目的を入力してもらう運用が安全です。

必要です。

会議費については、1万円基準の保存事項とは別に、実際に会議や商談があったことを説明できる記録を残しておくべきです。

たとえば、「〇〇社との新規契約条件の打合せ」「月次工程会議」「見積内容の確認」など、具体的な会議内容や商談内容を残しておくと、税務調査時に説明しやすくなります。

単に「会議費」とだけ記録していると、実態が接待や懇親ではないかを確認される可能性があります。

高額な飲食や、実態として懇親会に近い飲食は、会議費として処理するには慎重な判断が必要です。

会議に関連する飲食であっても、昼食の程度を超えない通常の飲食かどうかが問題になります。

旅行、宴会、二次会、飲酒中心の会合などに「会議」という名目を付けても、会議費になるとは限りません。

このような支出は、交際費等として処理すべきか、場合によっては給与課税の問題がないかも含めて確認します。