個人名義の車は会社の経費にできる？家事按分ではなく業務使用分を精算する方法

税法上、「50％まで」「70％まで」などの一律の許容割合はありません。

法人で負担できるのは、原則として法人業務のために使用した部分です。そのため、最も説明しやすいのは、総走行距離に占める業務走行距離の割合を使う方法です。

業務使用割合 ＝ 業務走行距離 ÷ 総走行距離

例えば、年間の総走行距離が10,000km、そのうち買い出しや納品などの業務走行が4,000kmであれば、業務使用割合は40％です。

必ずしも、すべての費用を同じ割合にする必要はありません。

ガソリン代は、業務走行距離、実際の燃費、ガソリン単価から業務分を直接計算できるため、可能であれば実績に基づいて精算する方が明確です。

一方、車検代、自動車税、任意保険料などの固定的な費用は、年間の業務走行割合で按分する方法が考えられます。

毎月または利用の都度、次の内容を記録します。

・日付
・出発時と到着時のメーター
・訪問先
・移動目的
・業務走行距離

ガソリン代や車検代の領収書だけでなく、走行記録と経費精算書をセットで保存することが重要です。

通常の通勤は、買い出しや納品などの法人業務のための走行とは区別して考えます。

通勤について会社が負担する場合は、業務使用割合に混ぜるのではなく、通勤手当として別に整理する方が明確です。

その方法は避けた方が安全です。

個人所有車の費用を会社が全額支払うと、私用部分まで会社が負担した状態になります。私用部分は、役員または従業員に対する給与や経済的利益と判断される可能性があります。

特に役員の場合は、私用部分が役員給与に該当し、会社側で損金にできないリスクがあります。

原則として、所有者本人が費用を支払い、走行記録と精算書に基づいて法人業務分だけを会社から精算する方法が明確です。

必須とまではいえませんが、継続して精算するのであれば、「私有車業務使用規程」や車両使用に関する合意書を作成することを推奨します。

規程には、対象となる業務、走行記録の方法、ガソリン代の計算方法、固定費の按分方法、通勤や私用を対象外とすることなどを定めます。

代表者や役員の所有車である場合は、後から都合のよい割合を付けたのではないことを示すためにも、事前にルールを決めておくことが重要です。

走行記録がない状態で、感覚だけを根拠に50％とするのは説明力が弱くなります。

まず1～3か月程度、実際の走行状況を記録し、その期間が通常の使用状況を表しているか確認します。その実績をもとに年間割合を検討する方法が現実的です。

ただし、繁忙期と閑散期で使用状況が大きく異なる場合は、短期間の記録だけで年間割合を決めるのは適切ではありません。

会社が所有していない車を、会社の固定資産として減価償却することはできません。

法人が継続的かつ大部分を業務で使うのであれば、個人から法人へ適正な金額で売却する方法や、個人と法人の間で賃貸借契約を結ぶ方法も検討できます。

ただし、売却価格や賃料が不相当に高い場合には別の税務問題が生じるため、実態に合った金額にする必要があります。

法人税上の費用負担割合とは別に、消費税の区分にも注意が必要です。

車検代の請求書には、整備費用、部品代、自動車重量税、自賠責保険料などが含まれていることがあります。これらは消費税の取扱いが同じではありません。

請求書の総額を一つの消費税区分で処理せず、明細ごとに確認したうえで、法人業務分を精算してください。