領収書・レシート・請求書の保存期間は何年？法人と個人事業主の違いを税理士が解説

大きく分けると、法人は原則7年、個人事業主は青色申告か白色申告かで変わります。

ただし、消費税のインボイス保存まで考えると、個人事業主でも7年保存が必要になるケースがあります。

そのため、実務上は「法人も個人事業主も、領収書・レシート・請求書は基本的に7年保存」と決めておくと分かりやすいです。

法人の場合、帳簿や領収書、請求書などの書類は、原則として7年間保存します。

法人は「青色申告なら7年、白色申告なら5年」という整理ではありません。青色申告法人だけでなく、青色申告法人以外の法人についても、取引関係書類や決算関係書類は原則7年間の保存義務があります。

また、青色繰越欠損金が生じた事業年度などについては、10年間の保存が必要となる場合があります。

個人事業主の場合は、青色申告か白色申告かで少し違います。

青色申告者は、帳簿や決算関係書類を原則7年間保存します。領収書やレシートなどの現金預金取引等関係書類も原則7年間です。

一方、請求書、見積書、契約書、納品書などは、所得税上は5年間保存とされています。

白色申告者の場合は、法定帳簿は7年間ですが、領収書、請求書、納品書などの書類は原則5年間保存します。

原則は7年です。

ただし、青色申告者の領収書などの現金預金取引等関係書類については、前々年分の事業所得と不動産所得の合計額が300万円以下の場合、5年保存で足りる特例があります。

もっとも、この特例を前提に書類ごとに保存期間を細かく分けると、実務上は管理が煩雑になります。

消費税の保存義務も考えると、個人事業主でも7年保存に統一する方が安全です。

消費税の課税事業者やインボイス登録事業者の場合は、注意が必要です。

消費税の仕入税額控除を受けるために保存する帳簿や請求書等は、原則として7年間保存する必要があります。

そのため、所得税上は5年でよい請求書でも、消費税の仕入税額控除に関係する請求書等であれば、7年間保存する必要があります。

「所得税では5年だから請求書は5年で捨てる」という運用は避けた方がよいです。

はい。消費税の仕入税額控除のために保存するインボイス等は、原則として7年間保存します。

また、適格請求書発行事業者が、自分が交付したインボイスの写しや、その電磁的記録を保存する場合も、原則として7年間保存が必要です。

つまり、インボイス制度に関係する事業者は、請求書や領収書を7年保存と考えておく方が実務上は安全です。

電子データで受け取った請求書や領収書は、電子帳簿保存法上の電子取引データ保存にも注意が必要です。

メール添付のPDF請求書、クラウド請求書サービス、Webサイトからダウンロードした領収書、ネット通販の購入明細などは、単に印刷して紙だけ残すのではなく、原則として電子データのまま保存します。

紙で受け取った領収書を紙で保存する話と、電子データで受け取った請求書を電子データで保存する話は、分けて考えてください。

一番分かりやすいルールは、法人も個人事業主も、領収書・レシート・請求書は基本的に7年保存に統一することです。

法人で欠損金が生じた年度がある場合は、10年保存も視野に入れます。

個人事業主の場合、所得税だけを見ると5年で足りる書類もありますが、消費税やインボイスを考えると7年保存が必要になることがあります。

書類ごとに5年、7年を分けて廃棄するより、7年保存に統一した方が、捨て間違いを防ぎやすくなります。