電子帳簿保存法は個人事業主・小さい会社も対象？保存方法を税理士が解説

はい。個人事業主や小規模法人も対象になります。

所得税や法人税の帳簿書類の保存義務がある人が、請求書、領収書、注文書、契約書、見積書などの取引情報を、メール、Webサイト、クラウドサービスなどで電子的にやり取りした場合は、原則としてその電子データ自体を保存する必要があります。

「小さい会社だから対象外」という一般的な免除はありません。

電子取引で受け取ったものについては、紙に印刷するだけでは原則として足りません。

たとえば、メール添付でPDF請求書を受け取った場合、そのPDFデータ自体を保存する必要があります。

AmazonなどのECサイトから領収書をダウンロードできる場合も、PDFなどの電子データとして保存しておく運用が安全です。

一番避けたいのは、「PDFを印刷したので、元の電子データは削除してしまった」という状態です。

代表的には、次のようなものです。

メール添付のPDF請求書、PDF領収書、メール本文に記載された請求内容、ECサイトの領収書、クラウド請求書、Web上のクレジットカード明細、ネットバンキングの明細、クラウドサービスの利用明細などです。

ポイントは、「取引情報を電子的に受け取ったか、電子的に送ったか」です。

取引先名、日付、金額、取引内容などが電子データの中に記載されている場合は、電子帳簿保存法上の電子取引データに該当する可能性があります。

取引情報がどこに書かれているかで判断します。

請求金額、取引先、日付、内容などが添付PDFにすべて記載されている場合は、基本的にはそのPDFを保存します。

一方で、メール本文に請求額、支払条件、取引内容などが記載されている場合は、メール本文も保存対象になります。

つまり、「添付ファイルだけ見れば取引内容が分かるのか」「メール本文も見ないと分からないのか」を確認する必要があります。

理屈の上では、保存期間中いつでもサイト上で確認でき、電子帳簿保存法の要件を満たせる場合には、必ずしも毎回ダウンロードしない保存方法も考えられます。

ただし、小規模事業者の実務としては、AmazonなどのECサイトの領収書はPDF等でダウンロードして、自社のフォルダに保存しておく運用をおすすめします。

理由は、サービス側の保存期間、退会後の閲覧可否、アカウント停止、担当者変更などを管理しにくいからです。

後から税務調査で確認が必要になったときに、「サイトにログインできない」「過去分が見られない」という状態になると困ります。

クラウド請求書については、保存期間中アクセスでき、必要な要件を満たしているなら、そのクラウド上で保存する方法もあります。

ただし、退会後に閲覧できない、保存期間が短い、検索や出力がしにくいという場合には、PDFやCSVなどでダウンロードして保存しておく方が安全です。

Web上のクレジットカード明細も、電子取引データに該当します。

また、カード明細とは別に、店舗やサービス提供者から電子領収書やインボイスを受け取っている場合は、それらも別途保存します。

電子取引データ保存の話と、紙の領収書をスキャン保存する話は分けて考えます。

今回の電子取引データ保存で問題になるのは、もともと電子で受け取った請求書や領収書などです。

紙でしか受け取っていない領収書については、電子取引だからという理由だけでスキャンが必須になるわけではありません。

もちろん、別途スキャナ保存制度を使って電子保存することはできますが、「紙で受け取ったものまで全部スキャンしなければならない」という話ではありません。

必ずしもそうではありません。

電子取引データの保存では、真実性を確保するための措置が必要です。

具体的には、タイムスタンプ、訂正削除履歴が残るシステム、訂正削除できないシステム、訂正削除防止に関する事務処理規程などの方法があります。

小規模事業者の場合は、通常のPCフォルダに電子データを保存し、訂正削除防止の事務処理規程を作成して運用する方法が現実的です。

高価な電子帳簿保存ソフトを導入しなければ必ず違反になる、というものではありません。

小規模事業者向けに整理すると、最低限の考え方は次の3つです。

電子でもらったものは電子のまま残すこと。

後から開いて確認し、税務調査で求められたときに提出できる状態にすること。

理由なく書き換えたり削除したりしないルールを決めること。

具体的には、メール添付のPDFはPDFのまま保存し、Amazon等の領収書はPDFでダウンロードし、クラウドやカードの明細も必要なデータを電子で残します。

そのうえで、年月、取引先、金額などが分かるようにファイル名やフォルダを整理します。

たとえば、次のような形式にしておくと管理しやすいです。

20260814_○○株式会社_55000.pdf

このように、日付、取引先、金額をファイル名に入れておくと、後から探しやすくなります。

保存場所も、「2026年」「08月」などのフォルダに分けると分かりやすいです。

なお、一定の小規模事業者については検索機能の要件が緩和される場合があります。その場合、ファイル名ルールそのものが法定要件として必須になるとは限りません。

それでも、後から見つからないことを防ぐため、実務上はファイル名とフォルダを整理しておくことをおすすめします。

基準期間の売上高が5,000万円以下で、税務調査時のデータのダウンロード要求に応じられる場合には、検索機能の確保が不要になります。

個人事業者は原則として前々年、法人は前々事業年度の売上高で判定します。

ただし、これは検索要件の免除であって、電子データを保存しなくてよいという意味ではありません。

電子で受け取った請求書、領収書、明細などは、電子データ自体を保存する必要があります。

別の制度ですが、実務上は関係します。

電子帳簿保存法は、電子取引データをどのように保存するかという話です。

一方、消費税のインボイス制度では、仕入税額控除を受けるために、原則としてインボイス等の保存が必要です。

たとえば、メールで受け取ったPDFインボイスは、消費税上のインボイスとしても重要ですし、電子帳簿保存法上の電子取引データとしても保存が必要です。

制度は別ですが、同じPDFや電子データが両方の意味を持つことがあります。

まず、現在使っているメール、AmazonなどのECサイト、クラウド請求書、クレジットカード、ネットバンキングを洗い出してください。

次に、電子で受け取っている請求書、領収書、明細を、月別フォルダに保存する運用を決めます。

あわせて、訂正削除防止に関する事務処理規程を作成し、理由なくデータを削除・変更しないルールを決めます。

小規模事業者の場合、最初から大がかりなシステムを入れるよりも、電子データを捨てない、後から出せる、削除ルールを決める、という最低限の運用を確実に行うことが重要です。