退職者にも源泉徴収票は必要？交付期限・再発行・年末調整を税理士が解説

はい。退職した従業員にも、給与所得の源泉徴収票を交付する必要があります。

年末まで在籍している従業員だけが対象ではありません。

年の途中で退職した従業員については、原則として退職の日以後1か月以内に、本人へ源泉徴収票を交付します。

はい。そこは分けて考える必要があります。

税務署へ源泉徴収票を提出するかどうかは、給与額や役員か従業員かなどによって提出範囲が決まっています。

一方で、本人への交付義務はそれとは別です。

税務署への提出対象にならない従業員であっても、退職者本人には源泉徴収票を交付する必要があります。

中途退職者の場合は、原則として退職の日以後1か月以内です。

たとえば、6月30日に退職した従業員であれば、原則として7月30日までに本人へ源泉徴収票を交付することになります。

年末まで在籍している従業員については、通常、翌年1月31日までに交付します。

中途退職者については、転職先での年末調整に必要になることが多いため、退職手続の一部として早めに発行するのが実務上も重要です。

通常の中途退職者については、退職した会社では年末調整をしません。

その年中に別の会社へ再就職した場合は、新しい勤務先が前職の源泉徴収票を確認し、原則として前職給与と合算して年末調整を行います。

そのため、退職時に交付する源泉徴収票は、転職先での年末調整にも必要になる重要な書類です。

はい。転職先では、前職の給与額、社会保険料、源泉徴収税額などを確認できなければ、前職分を含めた年末調整ができません。

その場合、転職先で年末調整を完結できず、本人が確定申告をする必要が生じることがあります。

退職者本人のためにも、退職後1か月以内の交付を会社側で管理しておくべきです。

例外的にあります。

たとえば、死亡により退職した場合、著しい心身の障害により退職し、その年中に再就職して給与を受ける見込みがない場合、12月に支給期の到来する給与を受けた後に退職した場合などは、退職時等に年末調整を行う取扱いがあります。

また、一定のパートタイマー等について、その年中の給与総額が一定額以下で、退職後その年中に他の勤務先から給与を受ける見込みがない場合も、年末調整の対象になることがあります。

ただし、通常の中途退職者は、退職した会社では年末調整をしないという理解で進め、例外に該当するかを個別に確認します。

年内に再就職せず、年末調整を受けなかった場合は、本人が翌年に確定申告をすることで、源泉徴収されていた所得税が還付されることがあります。

この場合も、確定申告のために源泉徴収票が必要になります。

退職者が転職する場合だけでなく、年内に再就職しない場合にも、源泉徴収票の交付は重要です。

紛失による再発行について、所得税法226条に「紛失時は何日以内に再発行しなければならない」という明確な期限までは確認できません。

ただし、退職者本人の転職先での年末調整や確定申告に必要になる書類ですので、本人確認をしたうえで、速やかに再交付するのが実務上適切です。

なお、国税庁の「源泉徴収票不交付の届出手続」は、会社が源泉徴収票を交付してくれない場合の手続であり、一度交付された源泉徴収票の再発行は対象外とされています。

その場合は、単なる紛失による再発行とは異なります。

退職後に追加給与や遡及昇給の差額を支給し、源泉徴収票に記載すべき金額が変わる場合には、当初分と追加支給分を合算した源泉徴収票を作り直して、改めて交付する必要があります。

国税庁の質疑応答事例でも、退職後に改訂差額を支給する場合には、追加支給額を含めた源泉徴収票を作成し、摘要欄に追加支給の内容と再交付である旨を表示する取扱いが示されています。

いいえ。給与の源泉徴収票とは別に考えます。

毎月の給与や賞与について作成するのは、給与所得の源泉徴収票です。

一方、退職金を支給した場合には、退職所得の源泉徴収票・特別徴収票が関係します。

給与の源泉徴収票と退職所得の源泉徴収票は別の書類ですので、退職金を支給した場合は別途確認してください。

まず、退職日、最終給与の支給日、その年中に支払が確定した給与や賞与の金額を確認します。

次に、退職後に追加給与、遡及昇給、賞与などを支給する予定がないかを確認します。

あわせて、その退職者が例外的に退職時年末調整の対象になるか、退職金の支給があるか、源泉徴収票を税務署へ提出する必要があるかを確認します。

実務上は、退職時に「最終給与の確定、源泉徴収票の作成、退職の日以後1か月以内の本人交付」までを一連の手続として管理しておくと安全です。