個人事業主はどんな帳簿が必要？青色申告・白色申告・65万円控除を税理士が解説

はい、違います。

ただし、まず大前提として、白色申告であっても帳簿は必要です。

個人事業主の場合、「帳簿を付けるか付けないか」ではなく、「青色申告65万円控除を目指すのか、55万円控除なのか、10万円控除なのか、白色申告なのか」によって、必要な帳簿のレベルが変わると考えてください。

現在は、白色申告でも帳簿が必要です。

所得税法では、青色申告でない事業所得者などについても、帳簿を備え付け、収入金額や必要経費に関する事項を簡易な方法で記録し、保存することが求められています。

国税庁も、白色申告者について、売上、仕入、経費などを帳簿に記載する必要があると案内しています。

つまり、白色申告だからといって、通帳と領収書を袋に入れておくだけでは足りません。

65万円控除を目指すなら、基本は複式簿記です。

正規の簿記で記帳し、その帳簿をもとに貸借対照表と損益計算書を作成し、期限内に申告する必要があります。

さらに、e-Taxで申告するか、一定の優良な電子帳簿保存の要件を満たすことで、65万円控除の対象になります。

会計ソフトを使えば、取引を入力することで仕訳帳や総勘定元帳が自動で作成されるため、手書きで帳簿を一冊ずつ作る必要は通常ありません。

55万円控除は、正規の簿記で記帳し、貸借対照表と損益計算書を添付して期限内申告することが基本要件です。

65万円控除は、その55万円控除の要件に加えて、e-Taxによる申告または一定の電子帳簿保存の要件を満たす場合に認められます。

つまり、65万円控除は、55万円控除の上乗せ制度と考えると分かりやすいです。

損益計算書は、その年にいくら儲かったかを示す表です。

たとえば、売上500万円、経費300万円、利益200万円というように、1年間の売上、経費、利益を整理します。

一方、貸借対照表は、12月31日時点で何を持っていて、何を支払う義務があるかを示す表です。

たとえば、現金、普通預金、売掛金、車両、買掛金、借入金などを整理します。

65万円控除や55万円控除を受ける場合は、この貸借対照表を作成して申告書に添付することが重要な要件になります。

たとえば、12月20日に仕事が完了して10万円の請求書を発行し、翌年1月31日に入金されたとします。

通常は、12月20日の時点で次のように記帳します。

売掛金 100,000円 ／ 売上 100,000円

そして、翌年1月31日に入金されたときに、次のように記帳します。

普通預金 100,000円 ／ 売掛金 100,000円

このように、まだ入金されていない売上も売掛金として帳簿に残すことで、年末時点の資産や負債を把握でき、貸借対照表を作成できるようになります。

青色申告だからといって、必ず65万円控除や55万円控除を選ばなければならないわけではありません。

青色申告でも、簡易な帳簿による記帳は可能です。

その場合、青色申告特別控除は原則として最高10万円になります。

国税庁が青色申告の簡易簿記で示している代表的な帳簿には、現金出納帳、売掛帳、買掛帳、経費帳、固定資産台帳などがあります。

実務上は、その選択肢も十分あります。

青色申告には、青色申告特別控除だけでなく、青色事業専従者給与や純損失の繰越しなどの特典があります。

複式簿記が難しい場合でも、青色申告承認申請書を提出し、まずは青色10万円控除と簡易帳簿から始める方法があります。

ただし、青色申告をするには、原則として期限までに青色申告承認申請書を提出しておく必要があります。

白色申告の場合も、収入金額や必要経費を記録する帳簿が必要です。

たとえば、売上、仕入、経費について、日付、相手先、金額、内容が分かるように記録します。

一定の場合には、1件ずつ細かく記帳するのではなく、日々の合計額をまとめて記載する簡易な方法も認められています。

ただし、白色申告には青色申告特別控除はありません。帳簿を簡単にできる一方で、青色申告の特典は受けられないという違いがあります。

ここは誤解が多いところです。

簡易帳簿と現金主義は別です。

簡易帳簿を使っていても、原則として、売上はその年に収入すべき金額、経費はその年に生じ、債務が確定した費用を基準に考えます。

たとえば、12月に仕事が完了し、翌年1月に入金された場合、通常は12月の売上になります。

簡易帳簿だからといって、自由に入金日ベースで売上を翌年にずらせるわけではありません。

現金主義は、一定の小規模な青色申告者が届出をした場合に使える特例です。

事業所得について現金主義の特例を使えるのは、前々年分の事業所得と不動産所得の金額が一定額以下であるなど、小規模事業者に該当する青色申告者です。

国税庁の案内では、小規模事業者は、前々年分の事業所得と不動産所得の金額の合計額が300万円以下などの要件を満たす方とされています。

また、現金主義を使うためには届出が必要です。

現金主義特例を選択している場合、55万円の青色申告特別控除は受けられません。

したがって、65万円控除も受けられません。

基本的には10万円控除になります。

そのため、現在は会計ソフトを使える方であれば、現金主義特例を選ぶより、通常の複式簿記で記帳し、e-Taxで65万円控除を目指す方が有利になるケースが多いです。

青色申告の場合、仕訳帳、総勘定元帳、現金出納帳などの帳簿は、原則として7年間保存します。

請求書、領収書などの書類には、内容によって5年間保存でよいものもあります。

白色申告の場合も、収入金額や必要経費を記載した法定帳簿は7年間保存する必要があります。

また、メール添付のPDF、ECサイトからダウンロードした請求書、クラウドサービス上の領収書など、電子で受け取った取引情報は、電子データのまま保存する必要があります。