忘年会に参加しなかった従業員へ現金1万円を渡したら福利厚生費になる？

原則として、福利厚生費として非課税処理することはできません。

忘年会への参加に代えて現金1万円を支給する場合、その1万円は税務上、給与または賞与に該当します。

そのため、給与台帳に反映し、源泉所得税を計算したうえで、「給与手当」または「賞与」などの勘定科目で処理するのが適切です。

会社が、社会通念上一般的な忘年会や社員旅行などのレクリエーション費用を負担する場合、参加者が受ける経済的利益については、一定の範囲で給与課税しない取扱いがあります。

一方、行事に参加しなかった人へ、参加に代えて現金を支給すると、その現金は本人が自由に使えるため、給与として課税されます。

つまり、「会社行事に参加する機会を提供すること」と「参加しなかった人へ現金を渡すこと」は、税務上、同じ扱いではありません。

業務上の理由で参加できなかった従業員に対する支給であっても、参加に代えて現金を渡す場合は、原則として給与課税の対象になります。

所得税基本通達36－30の注書きでも、レクリエーションに参加しなかった役員や使用人へ金銭を支給する場合は、業務上の理由で参加できなかった人を含め、給与等として課税する取扱いが示されています。

勘定科目の名前だけで税務上の取扱いが決まるわけではありません。

福利厚生費という科目で記帳したからといって、直ちに会社の損金から外れるとは限りませんが、従業員に対する現金支給の実質は給与です。

福利厚生費として非課税処理するのではなく、給与または賞与として給与計算に反映し、源泉徴収を行う必要があります。

支給方法によって処理が変わります。

通常の給与と同時に支給するのであれば、給与に加算して計算する方法が考えられます。

一方、別の日に臨時の一時金として支給する場合は、賞与として源泉徴収する必要がある可能性があります。

支給日、支給方法、給与規程などを確認して処理を決めます。また、社会保険上の賞与に該当するかどうかも別途確認が必要です。

手取りで1万円を保証する場合は注意が必要です。

源泉所得税などを会社が負担すると、その会社負担分も従業員に対する追加の給与となるため、額面金額を逆算するグロスアップ計算が必要になる可能性があります。

単純に現金1万円を渡して終わりにせず、額面1万円なのか、手取り1万円なのかを明確にしてください。

役員を支給対象に含める場合は、従業員と同じ処理をしてはいけません。

役員への支給は、所得税上は給与課税の対象になるだけでなく、法人税上、定期同額給与や事前確定届出給与などの役員給与の損金算入要件も確認する必要があります。

要件を満たさない臨時の役員給与は、会社の損金に算入できない可能性があります。

役員を対象に含める場合は、支給前に必ず個別確認が必要です。

従業員だけを対象とする場合は、次の順番で処理します。

まず、支給対象者、支給日、額面金額、支給方法を決めます。

次に、通常給与への加算なのか、臨時賞与なのかを整理し、給与台帳へ反映します。

そのうえで源泉所得税を計算し、「給与手当」または「賞与」などの科目で記帳します。

福利厚生費として非課税処理することは避けてください。