決算時に未払いでも今期の経費にできる？未払費用・未払金を税理士が解説

はい。決算日までにまだ支払っていなくても、一定の要件を満たしていれば今期の経費として計上できます。

ポイントは、支払った日ではありません。

決算日までに、その経費について債務が確定しているかどうかです。

法人税基本通達2－2－12では、債務が確定しているかどうかについて、原則として3つの要件を示しています。

1つ目は、決算日までにその費用に係る債務が成立していることです。

2つ目は、決算日までに、その債務に基づいて具体的な給付をすべき原因となる事実が発生していることです。

3つ目は、決算日までに、その金額を合理的に算定できることです。

この3つを満たしているかを確認します。

実務では、次の3点で考えると分かりやすいです。

まず、決算日までに会社に支払義務が発生しているか。

次に、決算日までに商品やサービスの提供を受けているか。

そして、金額を合理的に計算できる資料があるか。

つまり、「払ったかどうか」ではなく、「決算日までにサービス等を受け、金額も説明できる状態か」が重要です。

その場合は、3月期の経費にできる可能性が高いです。

たとえば、3月25日にエアコン修理が完了し、修理代が11万円で、請求書が4月5日に届き、支払いが4月末になるケースを考えます。

修理という役務提供は3月中に完了しています。

会社の支払義務も発生しており、金額も請求書、見積書、作業完了報告書などから合理的に確認できるのであれば、3月期に「修繕費／未払金」などとして計上できる可能性があります。

請求書が決算日までに届いていないことだけを理由に、直ちに翌期の経費になるわけではありません。

法人税基本通達2－2－12の3要件には、「決算日までに請求書を受け取っていること」は入っていません。

ただし、請求書がない場合には、契約書、発注書、見積書、納品書、作業完了報告書、メールなどから、決算日までに何が提供され、なぜその金額を計上したのかを説明できる状態にしておく必要があります。

たとえば、3月20日にコンサルティング契約を結び、料金120万円が決まっていたとしても、実際のコンサルティング業務がすべて4月以降であれば、3月期の経費として計上するのは基本的に難しくなります。

契約があるだけでは、決算日までに具体的な給付を受けたとはいえないためです。

法人税上は、単に「払う予定がある」だけでなく、決算日までにその費用に対応する役務提供や給付が行われているかが重要です。

1年間継続する保守契約、顧問契約、システム利用契約などは、契約内容に応じて、決算日までに提供を受けた期間対応部分を確認します。

たとえば、毎月サービス提供を受ける契約で、決算日までに当期分のサービス提供を受けている部分については、未払いでも当期費用として計上できる場合があります。

一方、翌期以降の期間に対応する部分をまとめて今期の経費にすることは、原則としてできません。

継続的なサービスでは、「どの期間に対応する費用か」を確認することが重要です。

会計上は、継続的な役務提供に係るものを未払費用、単発の取引や物品購入、修繕などに係るものを未払金として処理することが多いです。

ただし、法人税上は、科目名よりも実態が重要です。

「未払費用」として処理していても、「未払金」として処理していても、決算日までに債務が確定しているかどうかを確認します。

科目名だけを整えても、債務確定の実態がなければ、今期の損金として認められない可能性があります。

注意が必要です。

決算対策として、実際には役務提供を受けていない費用や、金額の根拠が乏しい費用を大量に未払計上すると、税務調査で否認されるリスクがあります。

未払計上する場合は、少なくとも、契約書、発注書、納品書、作業完了報告書、請求書、見積書、メールなどから、決算日までに何が完了し、なぜその金額を計上したのかを説明できる状態にしておく必要があります。

そこは別の注意点があります。

パソコン、機械、設備工事などは、支払義務が確定していても、その全額をそのまま経費にできるとは限りません。

固定資産に該当する場合は、資産計上して減価償却する必要があります。

つまり、「未払いでも債務が確定しているか」という問題と、「そもそも一括で経費にできる支出か」という問題は別です。

役員給与、役員賞与、退職金などは、別個の損金算入要件があるため、単純に通常の未払経費と同じようには判断できません。

たとえば役員賞与は、事前確定届出給与などの要件を満たしているかが問題になります。

この記事で説明している債務確定基準は、主に一般的な販売費、一般管理費、外注費、修繕費、専門家報酬、通信費などを念頭に置いたものです。

役員給与、賞与、退職金、租税公課などは、別途確認が必要です。

決算時には、次の順番で確認してください。

まず、その費用について契約や発注があるか。

次に、決算日までに商品やサービスの提供を受けているか。

さらに、決算日時点で支払義務が具体的に発生しているか。

最後に、金額を合理的に算定できる資料があるかです。

この確認ができるものは、未払いでも今期の未払費用・未払金として計上できる可能性があります。

反対に、契約しただけ、見積書があるだけ、翌期にサービスを受けるだけ、というものは、今期の経費にするのは難しいと考えてください。