立替払いのインボイスは相手名義でも仕入税額控除できる？税理士が解説

はい。一定の書類を整えれば、自社で仕入税額控除できる可能性があります。

ただし、取引先名義のインボイスだけを保存しても、原則として自社の仕入税額控除の書類としては足りません。

立替払いをした取引先から、立替金精算書などを発行してもらい、その経費が実際には自社の課税仕入れに係るものであることを明らかにする必要があります。

基本形はそのとおりです。

たとえば、A社が負担すべき経費をB社が立替払いし、実際の商品やサービスの提供者がC社である場合、A社は次の書類を保存します。

C社がB社宛てに発行したインボイスの写しと、B社がA社宛てに作成した立替金精算書です。

この2つを関連付けて保存することで、B社宛てのインボイスが、実際にはA社の課税仕入れに関係するものであることを説明できるようにします。

少なくとも、自社が負担する金額、取引内容、税率ごとの金額、消費税額等、実際の仕入先が分かるようにしておく必要があります。

特に重要なのは、実際に商品やサービスを提供したC社の名称と登録番号です。

立替払いの場合、課税仕入れの相手方は、立替払いをしたB社ではなく、実際に商品やサービスを提供したC社だからです。

そこは間違えやすいところです。

純粋な立替払いであれば、確認すべき登録番号は、立替払いをしたB社の登録番号ではありません。

実際に商品やサービスを提供したC社の登録番号です。

国税庁の取扱いでも、立替者自身の登録番号を立替金精算書に記載する必要はないとされています。

大事なのは、A社側でC社の名称と登録番号を確認できる状態にしておくことです。

必ずしも、立替金精算書そのものに印字されていなければならないわけではありません。

立替金精算書に記載する方法のほか、別紙で通知する方法や、継続的な取引について契約書などで明確にしておく方法も考えられます。

ただし、後から見たときに、どの仕入先のどの登録番号に基づく課税仕入れなのかを確認できる状態にしておく必要があります。

たとえば、A社が使用する電気料金11,000円を、取引先のB社がいったん支払ったとします。

C電力会社がB社宛てにインボイスを発行し、B社が11,000円を立替払いし、その後A社がB社へ11,000円を精算するケースです。

この場合、A社が単に「B社宛て11,000円」のC電力会社のインボイスだけを保存しても、原則としてA社宛てのインボイスとはいえません。

そこで、B社からA社宛てに立替金精算書を発行してもらい、A社負担分の電気料金、金額、消費税額、仕入先であるC電力会社を確認できるようにします。

そして、元のインボイスと立替金精算書を関連付けて保存します。

原則としては、元のインボイスの写しと立替金精算書をセットで保存する形が分かりやすいです。

ただし、多数の会社分を一括して支払っていて、元のインボイスのコピーを各社に交付することが難しい場合には、立替者であるB社が元のインボイスを保存し、A社側では一定事項を確認できる立替金精算書だけを保存する方法も認められています。

この場合でも、A社側で仕入先の名称、登録番号、税率ごとの金額、消費税額等を確認できるようにしておくことが必要です。

純粋な立替払いであれば、B社が登録事業者かどうかだけで直ちに仕入税額控除ができなくなるわけではありません。

なぜなら、立替払いの場合、A社の課税仕入れの相手方はB社ではなく、実際に商品やサービスを提供したC社だからです。

したがって、C社が適格請求書発行事業者であり、C社のインボイスと立替金精算書などからA社の負担分を確認できるのであれば、一定の要件のもとでA社が仕入税額控除を受けられる可能性があります。

そこは取引の実態によります。

B社が単にA社のために立替払いをしただけであれば、B社から受け取るべきものは、基本的には立替金精算書です。

一方で、B社が自らサービスを仕入れ、それをA社へ再提供している場合や、B社がA社へ別の役務を提供している場合には、単なる立替払いではなく、B社からA社への課税取引になる可能性があります。

その場合は、B社がA社に対してインボイスを発行する必要があるケースもあります。

したがって、最初に確認すべきなのは、「立替金」なのか、「B社からA社への再請求・再販売・役務提供」なのかという取引実態です。

まず、元の仕入先が誰なのかを確認します。

次に、その仕入先が適格請求書発行事業者であるか、登録番号を確認します。

そのうえで、元のインボイスの写しと、立替者が作成した立替金精算書を保存します。

立替金精算書には、自社の負担分、取引内容、税率ごとの金額、消費税額等が分かるようにしておきます。

また、帳簿上も、課税仕入れの相手方を実際の仕入先であるC社として整理できるようにしておくことが重要です。